zaručená konverzia dokumentov, skenovanie dokumentov, digitalizácia dokumentov

Počuli ste už pojem zaručená konverzia dokumentov? Ak nie, určite odporúčame sa s ním zoznámiť. Môže vám ušetriť zbytočné starosti, a navyše, vďaka inováciám môže váš biznis zvýšiť zisk.

Zaručená konverzia dokumentov – čo to je?

Zaručená konverzia je prevod dokumentov z listinnej do elektronickej formy a naopak. Prevod dokumentov je vykonávaný postupom pre zaručenú konverziu podľa Zákon č. 305/2013 Z. z. (o e-Governmente). Dokumenty s rôznymi formátmi tak nadobúdajú rovnaké právne účinky a môžu byť použité na právne účely ako pôvodný dokument.

 

zaručená konverzia dokumentov, skenovanie dokumentov, digitalizácia dokumentov

Čo mi konvertovanie dokumentov prinesie?

Ako sme už načrtli v úvode článku, zaručená konverzia má 2 výrazné skupiny benefitov:

 

1. ŠETRENIE

Vďaka konvertovaniu papierových dokumentov na elektronické šetríte:

  • starosti, ktoré vznikajú napr. pri hľadaní konkrétneho dokumentu, ak ho nemáte naskenovaný a uchovávaný v prehľadnom systéme
  • čas, ktorý teraz trávite vy, alebo vaši zamestnanci klasickým (konzervatívnym) skenovaním, ale zároveň aj povinným evidovaním a archivovaním listinnej podoby
  • financie, ktoré investujete do pracovnej sily na skenovanie dokumentov, z ktorých máte ďalej len minimálny úžitok; ktoré investujete do odborníka na správu registratúry; ktoré platíte za klasický archív (už pri povinnej archivácii na 10 rokov môžete na 1 bm dokumentov ušetriť až 200 €)
  • priestor, ktorý využívate na archiváciu, ak aj neplatíte externý archív – po konverzii môžete všetky papierové dokumenty skartovať a recyklovať
  • našu planétu – povedzme si úprimne, naozaj každý jednotlivec môže prispieť k zlepšeniu súčasného stavu – neplytvajte, recyklujte, digitalizujte

ZÍSKATE:

  • možnosť skartovať papierové dokumenty a prejsť na prácu výlučne s elektronickými dokumentmi;
  • odbremenenie od náročnejšieho a nákladnejšieho spôsobu vedenia registratúry, zjednodušenie vyraďovacieho konania;
  • istotu zabezpečenia dokumentov pred stratou a poškodením;
  • odľahčenie pracovných síl od skenovania a možnosť ich alokovať na dôležitejšiu prácu, ako napr. analýza dát;
  • status Eco-Friendly a spoločensky zodpovedného podniku.

 

2. ZHODNOCOVANIE PODNIKANIA

Vďaka zaručenej konverzii a digitalizácii dokumentov  v DOCKitIN získate možnosť z dokumentov vytiahnuť metadáta a ďalej s nimi pracovať. Mnohé spoločnosti si ani neuvedomujú, aký veľký kapitál je alokovaný v ich vlastných dátach, ktoré majú vo všetkých dokumentoch. Viete však, kde naozaj VŠETKY dokumenty máte a aké dáta obsahujú? Máte dátového analytika, ktorý na plný úväzok dáta študuje a navrhuje ich maximálne možné využitie? Ak nie, pripravujete svoj biznis o nemalé finančné prostriedky…

ZÍSKATE:

  • z dokumentov cenné metadáta, s ktorými je možné optimalizovať procesy a zhodnocovať spoločnosť;

 

zaručená konverzia dokumentov, skenovanie dokumentov, digitalizácia dokumentov

Kto mi dokumenty skonvertuje?

Zaručenú konverziu môžu podľa súčasnej legislatívy vykonávať oprávnené osoby, ktoré sú na to výslovne zmocnené zákonom (orgán verejnej moci, advokát a notár, poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu, ak je prevádzkovateľom integrovaného obslužného miesta).

Ak máte vaše dokumenty v DOCKitIN, zaručenú konverziu vám vieme bezstarostne sprostredkovať u nášho partnerského notára. Mnohí naši klienti pravidelne využívajú možnosť sprostredkovania vytvorenia notársky osvedčenej kópie dokumentu cez aplikáciu DOCKitIN. Spolu so zaručenou konverziou u rovnakého notára si zabezpečíte jednotný a ucelený dokument manažment, ktorý plne zodpovedá súčasným trendom a podporí zhodnocovanie vášho podnikania.

 

„Organizujte stretnutia namiesto šanónov“

 

Chcem sa nezáväzne informovať o možnosti zaručenej konverzie