Spracovanie dokumentov a archivácia

Spracovanie dokumentov a archivácia sú obľúbené a vyhľadávané služby, no ak ste ich nikdy nevyužili, pravdepodobne je pre vás záhadou, ako celý proces funguje. Ešte podstatnejšou otázkou môže byť – čo sa deje s vašimi údajmi? Sú v bezpečí? Presne na to sa pozrieme v tomto článku.

Spracovanie dokumentov a archivácia

sa aktuálne dostávajú do pozornosti podnikateľov vo väčšej miere, najmä kvôli zmenám v zákone o účtovníctve. Bežné archívy ponúkajú zákazníkom miesto v sklade, ktoré si rezervujú za ročný poplatok. My však nie sme bežný archív a k archivácii dokumentov pristupujeme inak.

 

Spracovanie dokumentov a archivácia

Archivácia novej generácie

DOCKitIN ponúka možnosť archivácie dokumentov ako súčasť iných služieb, vďaka čomu máte prvý rok archivácie zadarmo a po tomto období platíte len výhodný úložný poplatok.

 

Keďže naši zamestnanci pracujú s dokumentmi, školíme ich podľa interných noriem o dodržiavaní Zákona o ochrane osobných údajov. Dodržiavanie týchto noriem klientom zaisťuje, že z archivovaných a zdigitializovaných dokumentov neuniknú citlivé údaje tretím stranám.

 

Samotný archív a jeho zabezpečenie je na špičkovej úrovni:

  • má mechanické zábranné prostriedky, napríklad bezpečnostné mreže,
  • je zabezpečený pohybovými detektormi, detektormi zmeny teploty a požiarnymi hlásičmi,
  • je nepretržite monitorovaný elektronickým zabezpečovacím systémom,
  • je uzatvorený bezpečnostnými protipožiarnymi dverami.

 

Ak totiž ide o ochranu zverených dokumentov, nič neberieme na ľahkú váhu. Dokumenty však chránime aj na inom fronte.

 

Digitálna ochrana je rovnako dôležitá

Našou hlavnou službou je digitalizácia dokumentov. S ňou musí ísť ruka v ruke aj ochrana zdigitalizovaných údajov:

  • systém povoľuje prístup k digitálnym dokumentom len oprávneným vlastníkom pomocou webovej alebo mobilnej aplikácie,
  • pre eliminovanie rizika straty dát sú dokumenty zálohované vo viacerých lokalitách,
  • aplikácia je zašifrovaná takzvaným asymetrickým šifrovaním – to využívajú, napríklad, aj služby internet bankingu kvôli vysokému štandardu bezpečnosti,
  • dáta sú uložené v monitorovanom dátovom centre našej partnerskej spoločnosti a prístup k serverom majú len poverené osoby po overení biometrických údajov.

 

Všetky bezpečnostné prvky, či už sa týkajú zdigitalizovaných alebo fyzických dokumentov, majú za cieľ jediné: zaistiť, aby údaje našich klientov zostali nedotknuté a bezpečne uložené pre ďalšie použitie ich vlastníkmi.

 

V prípade, že ste služby DOCKitIN ešte nevyužili a chcete, aby sa aj vaše dokumenty mali ako v bavlnke, odporúčame začať najvyužívanejšou službou – digitaliáciou dokumentov, ktorej súčasťou je aj ročná archivácia. Nie je to žiadna mačka vo vreci, vyskúšať si ju môžete zadarmo. 🙂