digitalizacia

V sérii článkov o smart podnikaní sme sa zatiaľ pozreli na to, čo vlastne smart podnikanie je a prečo sa uberať týmto smerom, akú rolu v ňom zohráva cloud a prečo sa oplatí automatizovať. Blížime sa k záveru, a tým je digitalizácia.

 

Digitalizáciu vám nemusíme zložito predstavovať a do istej miery ju už určite využívate. Stačí, ak v práci skenujete dokumenty, ukladáte si ich do online úložiska a zdieľate ich s kolegami.

 

PREČO JE DIGITALIZÁCIA DÔLEŽITÁ

Na výhody digitalizácie firemných procesov a obsahu sa môžeme pozrieť z niekoľkých hľadísk. Začnime tým ekologickým. Koľko dokumentov denne, týždenne alebo ročne vygeneruje vaša spoločnosť? V priebehu rokov sú to určite tisíce papierov.

 

Ak vo firme nevyužívate recyklované typy papiera, vaše podnikanie má nezanedbateľný dopad na životné prostredie. Niektoré z dokumentov si ponecháte, iné archivujete, a tie nepotrebné skartujete alebo vyhodíte. Najvhodnejší spôsob, ako sa ich zbaviť je, samozrejme, recyklácia. No ak to nie je možné a „odpadové” dokumenty nemôžete separovať, väčšinou skončia v bežnom odpade.

 

Ekologický aspekt je určite dôležitý, minimálne kvôli vnímaniu vašej firmy verejnosťou. Vďaka ekologickému, alebo „zelenému” prístupu k podnikaniu môžete získať nových fanúšikov a zlepšovať si imidž. Keď však príde na biznisové výsledky a fungovanie spoločnosti ako takej, budú pre vás zaujímavejšie iné dopady digitalizácie:

 

dostupnosť

Dostupnosť zdigitalizovaných dokumentov je úzko spojená s cloudom. V kombinácii s ním môžete zdigitalizované dokumenty nielen jednoducho vyhľadať, ale aj zdieľať, upravovať a pripravovať na iné použitie. Je pritom jedno, či sa nachádzate v kancelárii, doma alebo v hoteli. Stačí vám správne zariadenie a prístup na internet.

 

V ideálnom prípade budete mať k dispozícii aj aplikáciu, ktorá vám prístup k dokumentom ešte zjednoduší. Napríklad, naši klienti využívajú aplikáciu DOCKitIN, v ktorej za pár kliknutí nájdu, prezrú aj zazdieľajú potrebné dokumenty.

 

archivácia

Uloženie fyzických dokumentov má svoje limity. Niekto by mohol argumentovať, že to má predsa aj ukladanie ich digitálnych verzií, tento limit je však teoretický. Už 1TB digitálny archív vám poskytne miesto pre 10 000 000 (je to napísané správne – desať miliónov)  dokumentov s veľkosťou 100 kB, čo môžeme považovať za priemernú veľkosť obsiahlejšej zmluvy.

 

Aj keď sa vám podarí presiahnuť tento limit, cloudové služby stále umožňujú predplatiť si viac priestoru, v niektorých prípadoch dokonca neobmedzené úložisko. Vďaka tomu nielenže nemusíte všetky papierové dokumenty uskladňovať, nemusíte si zahlcovať ani miesto na disku digitálnymi verziami – všetko podstatné bude k dispozícii vo virtuálnom úložisku.

 

Podnikanie na Slovensku je poznačené byrokratickými postupmi a procesmi, ktoré podnikateľom znepríjemňujú život. Boli by ste však prekvapení, koľko náležitostí môžete vybaviť digitálne, alebo aspoň čiastočne digitálne. Napríklad fakturáciu.

 

Ak máte z elektronických faktúr obavy, spomeňte si na slovenských operátorov. O2, Orange aj Telekom prešli za posledné roky od papierových faktúr na elektronické výpisy. Pri elektronických faktúrach je však dôležité spomenúť, že s nimi musí súhlasiť aj príjemca-objednávateľ služby alebo produktu.

 

Pomôcť v podnikaní vám môžu aj služby, ktoré fungujú vďaka digitalizácii a zefektívňujú vám niektoré procesy, ktoré by vás inak stáli veľa času. Jednou z takýchto služieb je aj Externá poštová schránka DOCKitIN a jej aspekt digitalizácie. Základom tejto služby je Vaša korešpondenčná adresa v našich priestoroch, to je však len prvý krok. Skutočný benefit prichádza pri roztriedení pošty, jej očistenia od reklamy a jej následná digitalizácia, vďaka ktorej si obsah zásielok prezriete aj z mobilu.

 

NAJVYŠŠÍ ČAS ZAČAŤ

Predstavili sme vám posledný pilier smart podnikania z nášho pohľadu – digitalizáciu. Ak ste si ešte neprečítali naše predchádzajúce články o smart podnikaní a chcete zistiť viac, nájdete ich tu:

Aké ďalšie kroky by ste mali podniknúť? V prípade, že vás smart podnikanie zaujalo a viete, že by mohlo pomôcť aj vašej spoločnosti, nebojte sa začať. Prechod na cloud a automatizácia procesov je vo vašich rukách a s digitalizáciou vám radi pomôžeme. 🙂