archivácia účtovných dokladov

S novým rokom prišli aj nové povinnosti pre podnikateľov. Mnohokrát spomínaná zmena zákona o archivácii mení dĺžku uchovávania účtovných dokumentov z 5 až na 10 rokov – je to však skutočne taký problém? Našťastie nie – archivácia účtovných dokladov predstavuje v digitálnej dobe menšie starosti, než kedykoľvek predtým.

 

Svoju rolu v tom zohráva aj digitalizáciacloudové služby, ktoré sme vám popísali v našom seriáli o smart podnikaní. V kombinácii s bezpečným fyzickým uskladnením vašich dokumentov budete mať:

  •             údaje na papieri aj v digitálnych variantoch,
  •             jednoduchý prístup k zdigitalizovným dokumentom,
  •             istotu, že sú vaše papierové aj digitálne dokumenty v bezpečí,
  •             viac miesta v kancelárii.

 

archivácia účtovných dokladov

Archivácia účtovných dokladov a prepájanie softvérov

Najlepším spôsobom, ako dodržať nový zákon a tiež využívať všetky výhody digitálneho veku je prepojiť viacero služieb a využívať ich pridanú hodnotu kombinovane. Môžete, napríklad, využiť náš archív a digitalizáciu dát v kombinácii s účtovným softvérom.

 

Z každého dokumentu, ktorý máte v aplikácii DOCKitIN vám vieme vytiahnuť želané podstatné údaje, ktoré môžete jednoducho preniesť aj do iného softvéru. Takto napríklad môžete využívať online ekonomický softvér Profit365, s ktorým si DOCKitIN prepojíte skutočne jednoducho, na pár klikov.

 

Prepojenie sa však netýka len jedného účtovného systému. Vyťažené dáta môžete importovať do akéhokoľvek softvéru, ktorý podporuje formát .csv súborov v rovnakej štruktúre, ako DOCKitIN. 

Takýto prenos vyťažených dát je presnejší, než pri manuálnom zadávaní, nemusíte sa báť zlého prepisu ani chyby.

 

Koľko času venujete vyhľadávaniu dokumentov?

Práve úspora času je jedným z efektov, ktoré pri využívaní prepojenia DOCKitIN a účtovných softvérov pre archiváciu dokumentov oceníte. Skúste sa spýtať vašej účtovníčky, koľko času strávi hľadaním zmlúv a účtov. My sme sa spýtali tiež a výsledok  je takýto:

 

Bez zdigitalizovaných dát hľadá účtovníčka dokumenty pre jedného klienta v priemere 24 hodín za rok. Ak je jej hodinová mzda 10 €, znamená to stratu 240 € a to ešte nič nezaúčtovala – je to však len 1 klient. Čo ak bude tých klientov 10? Alebo 20?

 

Váš biznis prichádza o stovky až tisíce eur a vy o tom ani nemusíte vedieť. Vďaka cloudovým nástrojom a digitalizácii môžu účtovníčky pohodlne vyhľadať archivovaný dokument podľa čísla, typu, názvu klienta a iných kategórií. Žiadne lovenie spisov v kartotékach ani frustrácia z pomiešaných šanónov – len prehľadne zoradené dáta v zariadení, ktoré sa váš zamestnanec rozhodne použiť.